Ведение личного дела сотрудника. Сотрудники компании – её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения. Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем. В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.
Личное Дело Работника Делопроизводство
1 Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить? Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника. Подборка наиболее важных документов по вопросу Личное дело сотрудника (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и. Личное дело работника формируется в течение всего время работы, в статье приведен состав документов, правила формирования и срок хранения. Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может Какие документы включаются в личное дело работника при его.
Личное дело работника как основная форма систематизации и хранения информации о нем: получение и обработка персональных данных, виды и.
Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить. Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении). Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:.
Личное Дело Работника Образец Оформления
руководители и их заместители;. ведущие специалисты;.
материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т. );. работники с перспективой повышения в должности и др. Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время. Формирование личных дел сотрудников. Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении.
Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле. При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах :. в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;. лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;. каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;.
одно дело не должно превышать по толщине 4 см;. приложения к документам должны находиться в одной папке с документами. Стоит заметить, что Федеральным законом «О персональных данных» запрещено включать и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия. При этом вся личная информация может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности имущества работника. Документы личного дела сотрудника.
Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании. При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация. Для чего предпринимателю нужны коды статистики.
В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:. заполненная анкета компании;. копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);.
копия военного билета (для мужчин);. диплом или иные документы об образовании;. фотография (цветная или черно-белая);. характеристика с прошлого места работы;. заявление работника о приёме на работу;. копия приказа о приёме сотрудника на работу;.
копия трудового договора и должностной инструкции;. опись документов в личном деле;. иные документы;. копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.
Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование). Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки). Требования к оформлению личного дела сотрудника. Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов. Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:. на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;. если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;.
обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250. Ведение журнала регистрации личных дел работников. Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.
В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания». Что грозит предпринимателю за незаконную торговлю.
Хранение личных дел сотрудников. Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок. Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:. Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту.
Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.